Privacyverklaring

Welke gegevens we verwerken en waarom

Als je de site bezoekt. Onze hostingpartij IONOS, een Europees hostingbedrijf met servers in de Europese Unie of het Verenigd Koninkrijk, legt in serverlogs vast wanneer welke pagina is opgevraagd, met het browsertype en een geanonimiseerd IP-adres. IONOS bewaart die logs maximaal acht weken; wij halen ze niet op. Dat doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, werkende site. Bezoekcijfers meten we met Simple Analytics, een Nederlandse dienst die geen cookies gebruikt en je IP-adres niet opslaat.

Als je een formulier invult. Op de site staan formulieren voor organisaties die een mentor zoeken, voor vragen, voor mentoren die zich willen aanmelden, voor professionals die bij de community willen en voor de wachtlijst van onze nieuwsbrief Field notes. Wat je invult (zoals je naam, e-mailadres, organisatie, functie, LinkedIn-profiel en je antwoorden) gebruiken we om je aanvraag of vraag af te handelen, een passende match te maken en het programma te draaien. Aanmeldingen van organisaties en mentoren verwerken we omdat dat nodig is om afspraken met je voor te bereiden; vragen en community-aanmeldingen op grond van ons gerechtvaardigd belang om je vraag te beantwoorden of je aanmelding te beoordelen; de wachtlijst op basis van je toestemming, die je altijd kunt intrekken. Zet je op het mentor- of communityformulier het aparte vinkje, dan mogen we je naam, foto en deelnamegegevens ook in onze communicatie gebruiken; dat kun je altijd aanpassen. Na het versturen krijg je automatisch een ontvangstbevestiging vanuit ons Google-account, en we bewaren het tijdstip en de taal van de site waarin je het formulier invulde.

Als je de tool gebruikt waarmee je je AI-beleid maakt. Je antwoorden in die tool blijven in je browser. Om het document te downloaden vragen we je e-mailadres; dat gebruiken we om na te vragen hoe de invoering gaat en om de tool te verbeteren. Alleen als je het vinkje zet, sturen we je ook informatie over het AI Mentorship Programme. Dat doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang om te weten of de tool in de praktijk werkt, en dat adres bewaren we in dezelfde spreadsheet in ons Google-account als de formulieren.

Als je ons mailt. Onze mail loopt via Proton Mail, een Zwitserse dienst. We gebruiken je bericht alleen om je te antwoorden.

Als je organisatie een mentor krijgt. Dan delen we je intake-antwoorden met de mentor die met je team gaat werken, via de gedeelde werkruimte van ons mentorteam. Mentoren tekenen bij ons een vertrouwelijkheidsafspraak voordat ze je antwoorden zien. Tijdens een traject houden we notities van de sessies bij, en gesprekken kunnen worden uitgeschreven door een AI-notuleerdienst; dat zeggen we aan het begin van een gesprek.

Gegevens van vóór 30 september 2026

AI for Impact Collective werd tot 30 september 2026 gevoerd door een andere onderneming. Die heeft de klantenlijst, aanmeldingen, mentor- en communitygegevens en contactlijsten aan ons overgedragen, zodat het programma en de community gewoon doorlopen. Dat gebeurde op grond van ons gerechtvaardigd belang bij die voortzetting. De vorige onderneming bewaart alleen wat zij voor haar eigen administratie moet bewaren. Sta je in onze contactlijst omdat we je via LinkedIn of een openbare ledenlijst tegenkwamen, dan hebben we alleen je naam, je organisatie en wat je zelf openbaar deelde. Die gegevens gebruiken we op grond van ons gerechtvaardigd belang om organisaties en professionals in ons vakgebied te benaderen, en we bewaren ze tot je ons vraagt je uit de lijst te halen; een mailtje is genoeg.

Waar je gegevens staan en wie ze nog meer ziet

Wat je via een formulier instuurt, bewaren we in een spreadsheet in ons Google-account. Google kan gegevens verwerken in de Verenigde Staten. Daarvoor geldt het EU-US Data Privacy Framework, de afspraak tussen de EU en de VS over de bescherming van Europese persoonsgegevens daar.

Ons mentorteam werkt in een gedeelde online werkruimte bij een dienst voor het opslaan van bestanden en code, met daarbovenop een app bij een webhostingdienst. Allebei verwerken ze gegevens in de Verenigde Staten onder het EU-US Data Privacy Framework. De AI-notuleerdienst verwerkt gegevens ook in de Verenigde Staten, onder de Europese standaardcontractbepalingen.

Onze community draait op Slack (Verenigde Staten, onder het EU-US Data Privacy Framework via moederbedrijf Salesforce); voor je Slack-account geldt daarnaast Slacks eigen privacyverklaring, en die uitnodiging accepteer je zelf. We verkopen geen gegevens en delen ze niet met anderen dan de partijen die in deze verklaring staan, tenzij de wet ons daartoe verplicht.

Cookies

We gebruiken geen cookies. Onze formulieren bewaren je concept in de sessieopslag van je browser, zodat je niets kwijtraakt als je de pagina ververst. Dat blijft op je eigen apparaat en verdwijnt als je het tabblad sluit.

Hoe lang we gegevens bewaren

Aanmeldingen van organisaties bewaren we tot twaalf maanden nadat we hebben besloten welke organisaties meedoen aan de programmaronde waarvoor je je aanmeldde, en aanmeldingen van mentoren tot twaalf maanden nadat we over je aanmelding hebben besloten. Gegevens van organisaties die aan het programma meedoen, inclusief sessienotities en transcripten, bewaren we tot twee jaar na afloop van het programma, zoals in de overeenkomst staat; facturen en andere stukken die we wettelijk langer moeten bewaren, bewaren we zolang de wet dat eist. Gegevens van mentoren die meedoen, bewaren we zolang je mentor bij ons bent. Een vraag via het vragenformulier bewaren we tot zes maanden nadat we die beantwoord hebben. Communitygegevens bewaren we zolang je lid bent. Op de wachtlijst blijf je staan tot je je afmeldt (een mailtje is genoeg) of tot we de nieuwsbrief schrappen. Het e-mailadres dat je achterliet om je AI-beleid te downloaden, bewaren we tot je ons vraagt het te verwijderen, en maximaal twee jaar. Mailwisselingen bewaren we zolang dat nodig is voor de afhandeling, en maximaal twee jaar.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken en je gegevens meenemen. Toestemming die je gaf, kun je altijd intrekken. Mail daarvoor naar info@aiforimpactcollective.com, dan reageren we binnen een maand; hebben we meer tijd nodig, dan laten we dat binnen die maand weten. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Verandert er iets in wat we doen, dan passen we deze verklaring aan en zetten we de nieuwe datum bovenaan.